Wie Sie es schaffen, Ihr perfektes Büro zu Hause zu gestalten
Nun, für mich ist Home Office nichts Neues. Ich kenne die Herausforderungen nur zu gut und weiß, wie es sich anfühlt zu Hause konzentriert zu arbeiten, mit Unterbrechungen versteht sich. Ein Online Meeting jagt das Nächste. Zwischendurch Mails checken und diverse Telefonate führen. Wenn man schon zu Hause ist, kann man ja schnell einmal die Waschmaschine anstellen. Der Briefträger klingelt, der Handwerker steht in der Tür und zum Mittagessen muss ja auch etwas auf den Tisch. Schließlich will man ja nicht am Schreibtisch mangels fehlender Energiereserven zusammenbrechen. Diejenigen unter Ihnen die Kinder haben sind jetzt doppelt gefordert. Ruck zuck ist der Tag vorbei und wer nicht gut strukturiert ist, merkt das spätestens jetzt. Das Einzige, was ich persönlich noch nicht so richtig verstanden habe, warum verdammt geht der Tag so schnell vorbei?
Insgesamt stellt sich so nach und nach doch eine hohe Zufriedenheit im Home Office ein. Bis man sich jedoch zurecht geruckelt hat, dauert es eine gewisse Zeit.
Strukturen brauchen ihre Zeit
Um sich zu Hause wohlzufühlen und produktiv arbeiten zu können, braucht es verschiedene Rahmenbedingungen. Dazu gehört zum einen eine gute technische Ausstattung, die überhaupt erst eine Zusammenarbeit mit Kollegen*innen und Teams möglich macht. Was nützt die beste PC Ausstattung, wenn die Internetleitung nicht das hergibt, was eine produktive Zusammenarbeit fördert oder umgekehrt. Nicht nur für Sie, sondern auch für Ihr Unternehmen ist das eine riesige Herausforderung!
Kontakte pflegen – Grenzen schaffen
Den Kontakt halten und über Projektstände, Probleme, Ziele und Erfolge zu sprechen ist über regelmäßige virtuelle Teammeetings ausgesprochen wichtig. Zu Hause sollten Sie privat und Geschäft trennen. Hört sich so einfach an, ist es aber nicht. Hier ist Kreativität gefragt und ausprobieren. Wer kein eigenes Büro hat, baut sich eine Büro-Grenze. Das kann bereits eine Seite des ausgezogenen Esszimmertisches sein. Stellen Sie ein inspirierendes Foto auf, eine Pflanze, schaffen Sie sich selbst eine motivierende Arbeitsplattform. Sie brauchen mehr sichtbare Trennung, damit Ihre Familie Sie in Ruhe arbeiten lässt? Zur Not besorgen Sie sich rot-weiß gestreiftes Absperrband und markieren Sie Ihren Bereich.
Wenn ich meine Bürotür geschlossen habe, bedeutet das immer – Kein Zutritt! Wenn meine Achtsamkeitstrainings oder meine Jahresgruppe online stattfindet, arbeite ich in unserem Wohnzimmer, das ich kurzfristig zu meiner Online-Praxis umfunktioniert habe. Ich hänge einen Zettel an der Haustür auf, mit dem Hinweis: „Bitte nicht stören – Videokonferenz von 17:45 bis 19:15 Uhr“. Dies war notwendig, nachdem einmal mitten in ein Achtsamkeitstraining der Apotheken Lieferdienst herein platzte. Mein Mann muss sich in der Zwischenzeit solange in sein Büro zurückziehen. Außerdem hat er die Aufgabe, das Telefon sofort abzunehmen, um unnötige Störgeräusche sofort auszuschalten. Es passiert jetzt häufiger, dass in Videokonferenzen ein Kind durch die Meetings spaziert oder auf dem Schoß von Mama oder Papa sitzt. Vielleicht will Ihr Kind ja wissen, was Sie im Home Office so treiben, dann lassen Sie es einfach einmal zu, davon geht die Welt nicht unter.
Vergessen Sie Ihren Feierabend nicht! Stellen Sie sich einen Wecker und machen Sie Pausen. Genießen Sie Ihren Pausen-Kaffee an Ihrem persönlichen Lieblingsplatz. Schenken Sie sich auf diese Weise selbst mehr Achtsamkeit in diesem Tohuwabohu. Ob Sie jetzt im Gammel-Look oder im Business-Style vor Ihrem Bildschirm sitzen, bleibt Ihnen überlassen. Tun Sie das, was Ihnen jetzt gut tut und Ihre Psyche stärkt.
Stärken der Team-Performance
Wenn Sie jetzt über online Videokonferenzen Ihr Team zusammenhalten wollen, braucht es eine Erreichbarkeit jedes Einzelnen. Wie können Sie das erreichen? Mein Tipp: Laden Sie Ihre Teammitglieder nicht über die automatische Einladungsfunktion Ihres Online-Dienst-Anbieters (Zoom, Skype etc.) ein, sondern verschicken Sie eine persönliche E-Mail. Sie müssen dabei nicht jeden Einzelnen mit Namen ansprechen, doch schöpfen Sie aus Ihrem eigenen Wertebewusstsein. Wie wollen Sie selbst angesprochen werden, wenn Sie eingeladen werden? Schreiben Sie zumindest einen persönlichen Satz. „Hallo, wie geht es Ihnen heute Morgen?“ oder „Es freut mich, wenn wir uns am….wiedersehen“. So zeigen Sie Interesse an Ihren Mitarbeitern*innen. Oder schicken Sie mit Ihrer Einladung ein witziges Foto, das Ihre Mitarbeiter zum Schmunzeln bringen. Ein passender Aphorismus kann ebenfalls sehr erheiternd wirken, wie „Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden“ (wird Goethe zugeordnet). Oder ein schlichtes „Ich wollte mich zu unserem gemeinsamen Meeting, am…, zu einem Kaffee mit Ihnen allen verabreden.“
Der Plausch an der Kaffeemaschine fehlt, sowie vielleicht auch das gemeinsame Mittagessen in der Kantine. Dinge, die wir vor der Krise als selbstverständlich angesehen haben, werden plötzlich zu wertvollen Begegnungen. Einige Unternehmen bieten inzwischen wieder wöchentliche Meetings im Unternehmen an. Ob mit oder ohne Nasen-Mundschutz, eine kleine Öffnung hin zu etwas mehr Normalität. Vergessen Sie bitte ebenfalls nicht, bei Ihrem Montags-Weekly, wenn Sie die Woche planen, eine persönliche Note einzubringen. Der Social-Chat zum Wochenende gehört ebenfalls dazu. Interessieren Sie sich für Ihre Mitarbeiter*innen und interessieren Sie sich im Team untereinander. Treffen Sie sich doch einfach 10 Minuten vor Beginn des Meetings im Chat und nutzen Sie diese Zeit für einen persönlichen Austausch. Bauen Sie hin und wieder ungeplante Chats mit einzelnen Personen ein. Sicher haben Sie ja auch sonst einfach einmal an die Bürotür geklopft, das können Sie jetzt auch online!
Der fachliche Austausch wird vermisst, doch der persönliche Austausch, wie beispielsweise das gemeinsame Mittagessen, noch viel mehr. Vielleicht verabreden Sie sich mit Ihrem „Schreibtisch-Gegenüber“ nach Feierabend zu einem Walk im Wald, anstatt zu einem Drink an der Bar. Was die meisten überhaupt nicht vermissen, ist der tägliche Weg zur Arbeit. Kein Wunder, denn viele haben lange Anfahrtszeiten und müssen Staus, volle Züge oder Busse in Kauf nehmen. Dies wird häufig als verschwendete Lebenszeit angesehen. Diese Lebenszeit gilt es, nun bewusst zu nutzen! Hören Sie Ihre Podcasts doch jetzt einfach mal während eines Spazierganges in der Natur, oder lesen Sie ein Fachmagazin auf einer Bank am Fluss, im Park oder am Waldrand. Sind Sie auch hier kreativ!
Kreativ-Sessions einplanen
Das kreative Arbeiten wird häufig vermisst. Auch Brainstormings und Ideensammlungen, um Projekte kreativ gestalten zu können. Ich handhabe es in meinen Coaching Gruppen exakt so, als säßen wir zusammen in einem Raum und ich möchte hier nicht zusätzlich mit einem Online-Tool arbeiten. Zu meinen persönlichen Kreativ-Tool-Favoriten zählen weiße statische Flipchart- und bunte statische Moderationsfolien. Ich beschrifte die Folien mit den Ideen der Teilnehmer*innen und klebe sie an die Wand. Immer wenn ich die Weitsicht brauche, stelle ich die Kamera um. Ansonsten arbeite ich in der Galerie-Ansicht, um einen besseren Kontakt zu jedem Einzelnen zu haben. Dieser Wechsel ist erforderlich, da ich als Moderatorin sonst aus dem Bild verschwinde. So ist es mir bis jetzt immer gelungen, einen frischen Austausch mit hervorragenden Ergebnissen zu erhalten. Es sollten dann jedoch nicht mehr als zehn Personen teilnehmen!
Wie wird die Zukunft?
Inzwischen haben wir gelernt, dass es offensichtlich ganz gut funktioniert online zusammenzuarbeiten, dies wird sowohl von den Angestellten, als auch von den Führungskräften so gesehen. Auch in Zukunft wird das sicher so bleiben. Vor Corona war Home-Office nur Auserwählten vorbehalten, denen man oft nachsagte, sie würden sich zu Hause einen schönen Lenz machen. Ich glaube, diese Ansicht hat sich inzwischen geändert. Wir haben gezeigt, dass wir auch im Home-Office unsere Arbeit erledigen können. Ebenfalls wird sich die Vielfliegerei stark reduzieren. Wir haben erfahren, dass wir uns in Online-Meetings genauso gut zusammenfinden können. Ebenfalls haben wir die Scheu vor der Kamera verloren, wissen, dass wir nicht alle durcheinander sprechen können, dass wir schneller auf den Punkt kommen und uns mehr konzentrieren müssen, um effiziente Ergebnisse zu erzielen. Auch Prozesse vor Ort im Büro werden durch die neuen Medien sehr viel mehr unterstützt werden. Wer weiß, vielleicht lösen gemeinsame Chaträume zukünftig die E-Mail hin und her Schreiberei (endlich) auf? Es geht kein Weg daran vorbei, die Arbeitswelten werden sich verändern. Lassen Sie sich dabei nicht verunsichern, sondern blicken Sie weiter nach vorne, um neue Wege zu entdecken.
[Quellenangaben: Auswertung erster aktueller Studienergebnisse: Was macht ein gutes Homeoffice aus? Jochen Steiner im Gespräch mit Prof. Wolfgang Prinz vom Fraunhofer Institut, Mo, 11.5.2020, 16:05 Uhr, SWR2 Impuls, SWR2]
[Fotos: Pia Forkheim]